Pamiętam jak zaczynałam studiować kierunek zarządzanie często poruszany był temat delegowania zadań i uprawnień. Ba! Zdziwiłabym się jakby było inaczej na takim kierunku studiów 😉 Wówczas, wielu wykładowców zwracało uwagę na to, że choć w społeczeństwie istnieje przekonanie że nie ma nic łatwiejszego niż delegowanie zadań i wydawanie poleceń, to jest to cholernie trudne. Zgadzam się z tym. Jest tyle zmiennych i zależności, a także sporo emocji i ogromna potrzeba empatii. Może masz już swoje doświadczenia związane z delegowaniem i wiesz, że ciężko oddać część zadań i… zaufać. Postaram się tym artykułem przygotować Cię i uspokoić. Po co poruszam ten temat? Ta kwestia dotyka mnie bezpośrednio i to z obu stron. Od strony zlecającej wiem jak ciężko oddać kawałek władzy oraz wykonawcy – jako wirtualna asystentka spotykam się z różnymi stylami rozdzielania pracy i mam w tym temacie sporo przemyśleń.
Delegowanie – po co to komu? Korzyści płynące z przekazania zadań
Delegowanie jest to forma przydzielenia innej osobie formalnej władzy i odpowiedzialności za wykonanie określonej czynności. Czy deleguje się wyłącznie w dużych korporacjach z ogromnie rozbudowana strukturą organizacyjną? A skąd! Pracując na własny rachunek jako freelancer, osoba prowadząca małą firmę delegujesz zadania podwykonawcom, współpracownikom czy stażystom. To ogromnie trudne zadanie. Musisz dobrze dopasować swoje oczekiwania do wymagań projektu ale też możliwości osoby, której zlecasz! Kluczem do sukcesu są też bardzo dobre umiejętności komunikacyjne. Im precyzyjniej określisz swoje wymagania tym większe prawdopodobieństwo osiągnięcia właściwych celów.
Skoro to takie trudne i żmudne, to czy w takim razie nie byłoby lepiej działać samemu i wykonywać zadania tak, jak chcemy? A no niekoniecznie. Dzięki przekazaniu części swoich obowiązków masz możliwość większego rozwoju, szukania nowych rozwiązań, docierania tam, gdzie obecnie nie jesteś w stanie lub znalezienie czasu na regenerację bez poczucia, że okazja Ci ucieka.
Jakie są korzyści z delegowania?
- zwiększasz efektywność swoich działań, bo nie skupiasz się na każdym drobnym zadaniu
- zdobywasz nowy punkt widzenia na sensowność wykonywanych zadań
- przestajesz zajmować się zbyt dużą ilością zadań w jednym czasie
- zmniejszysz swój poziom stresu i oddalisz ryzyko wypalenia
- popychasz kolejne projekty do przodu w szybszym tempie
- korzystasz z wiedzy osób bardziej doświadczonym w danym temacie dzięki czemu osiągasz lepsze rezultaty
Przeszkody w delegowaniu zadań
No dobrze, wszystko brzmi pięknie, ale jak przyjdzie delegować zadania to klops! Nie możesz znaleźć odpowiednich osób, które wykonają zadania w jedynie słuszny sposób. Na ogłoszenie masz mnóstwo odpowiedzi, jednak prawie nikt nie spełnia wymagań. Wdrażany pracownik okazuje się totalną klapą, bo skłamał w CV. Myślisz, że to wszystko nie ma sensu! Popatrz na najczęstsze przeszkody w znalezieniu kogoś do współpracy.
Zrobię to lepiej
Io io, policja proszę przyjechać do internetów! Zosia Samosia się komuś włączyła! A tak całkiem serio, ten argument jako potwierdzenia zasadności zlecania zadań jest chyba najczęstszy. Mamy przekonanie, że nikt lepiej nie zadba o klientów, nikt lepiej nie poprowadzi marketingu, nikt lepiej nie napisze tekstu na bloga czy nikt lepiej nie postawi strony www. Oczywiście to przekonanie jest błędne, ponieważ dobrze dobrany współpracownik zrobi zadanie tak samo dobrze (albo i lepiej), być może wykorzystując inne zasoby, możliwości lub inną drogę dojścia do rezultatu.
Nie wierzę w ludzi i ich kompetencje
Z pierwszego podpunktu płynnie przechodzimy do tego. Istnieje jakieś dziwne przekonanie, że za każdym rogiem czyha ktoś, kto chce nas oszukać. Na pewno nie moze miec takich kompetencji, na pewno nie będzie wykonywał swoich zadań należycie i ze starannością i na pewno będę miała 3 razy więcej roboty by pilnować czy realizuje zadania. W takim wypadku najczęściej dochodzi się do wniosku, że lepiej działać samemu na spokojnie. Czy jednak jest to zgodne z prawda? W jakiejś części tak. Są osoby, najczęściej w branżach gdzie jest stosunkowo niska bariera wejścia (np. WA, copywriting, social media), które naginają podczas rozmów o pracę swoje umiejętności i później nie dowożą założonych celów. Jednak nie możesz z góry założyć, że każda osoba chce Cię oszukać, bo nie tędy droga!
Poczucie, że tracę kontrolę
Oddając część odpowiedzialności innej osobie musisz pogodzić się z tym, że nie będziesz mieć 100% kontroli nad każdym mailem, postem, procesem. To naturalna kolej rzeczy gdy firma się rozwija. Coraz mniej działasz operacyjnie, coraz więcej strategicznie. Jednak to cały czas Ty nadajesz kurs działaniom, masz wpływ na decyzje i postrzeganie Twojej firmy. Nie musisz się bać tego kroku, bo dzięki temu, że oddajesz zadania nie wymagające Twojej obecności możesz skupić się na tym, co popycha firmę do przodu.
Nie chce wyjść na zołzę
Ten argument o dziwo słyszę dość często. Boimy się delegować zadań i wymagać ich realizacji, ponieważ… nie chcemy by ktoś poczuł się źle, poczuł się kontrolowany. Musisz jednak sobie zdać sprawę, że taka Twoja rola i jako dorośli ludzie możecie się spokojnie dogadać. Nie musisz od razu krzyczeć, dzwonić o 23:53 z pytaniem o wykonanie zadania, by cel został osiągnięty. Jasne zasady, spokojna rozmowa i otwarte komunikowanie wszelkich przeszkód i błędów (komu się nie zdarzają?) to podstawa. W takiej relacji można się dogadać i można się lubić.
Ciężko wybrać zadania do oddelegowania
Każde z zadań które obecnie wykonujesz wydaje Ci się tak samo ważne? A może ciężko Ci oddać zadanie, bo wiesz, że jesteś w tym naprawdę dobra? Zacznijmy od tego, że nie musisz oddawać wszystkiego, wybierz takie zadania, które ewidentnie Cię stopują i nie pozwalają się rozwijać. Zastanów się także, które zagadnienia są dla Ciebie w tym momencie łatwiejsze do oddania. Może chcesz sama odpowiadać na wiadomości od klientów i wchodzić z nimi w dyskusje, ale ustawianie automatyzacji już zlecić? Być może prowadzenie swoich profili w mediach społecznościowych sprawia Ci frajdę, ale przygotowywanie grafik idzie Ci topornie? Tu zdecydowanie sprawdzi się metoda małych kroków. Ani się obejrzysz, a zlecanie kolejnych zadań innym przyjdzie Ci coraz łatwiej.
Kiepski przepływ informacji – komunikacja kuleje
W mojej ocenie to największa i najczęstsza bolączka związana z delegowaniem zadań. Zachowanie podstawowych zasad komunikacji, umiejętność jasnego i prostego komunikowania swoich potrzeb, sprecyzowane terminy i zakresy prac oraz odpowiedzialność za powierzone zadania to klucz dobrej współpracy. Jeszcze zanim zaczniesz współpracę zastanów się, jak możesz ułatwić tej osobie wdrożenie się w jej obowiązki. Przemyśl też, jakie kanały komunikacyjne wybierzesz, gdzie będziesz informować o szczegółach zadań, jakie informacje i uprawnienia musisz przekazać. To niezwykle ważne. Każde niedopowiedzenie, każdy chaotyczny telefon może doprowadzić do źle wykonanego zadania mimo najszczerszych chęci po stronie wykonawcy.
Aplikacje wspomagające delegowanie zadań
Temat rzeka, ale postanowiłam w kilku słowach przybliżyć podstawowe moim zdaniem aplikacje, które wspierają delegowanie zadań i kontrolę ich realizacji.
- Asana – moja księżniczka, czyli moje centrum dowodzenia 😉 Program do zarządzania projektami, który w bardzo przejrzysty sposób pokazuje zadania. Mam tam zadania swoje (planuje działania marketingowe, nowe produkty, spotkania, artykuły, ale też księgowość itp)., a także klientów (udało mi się kilku namówić). Można dodawać współpracowników, przydzielać konkretne zadania, dzieląc na podzadania, wyznaczać terminy, komentować, dodawać pliki. No wypas 🙂
- Trello – kolejna propozycja do zarządzania zadaniami. Dość intuicyjna, choć dla mnie ograniczona. Przy małym zespole, stosunkowo niewielu projektach i dużej samodyscyplinie bardzo fajne narzędzie.
- Dokumenty Google (Dysk Google) – bardzo dobrze się sprawdza w pracy przy jednym pliku kilku osób, do przesyłania części prac, komentowania postępów itp. Czasem ma zadyszkę przy większych plikach.
- Dropbox – jak wyżej. Bardzo dobrze sprawdza się przy współpracowaniu na jednych plikach, jednak warto pamiętać, że synchronizacja czasem trochę dłużej trwa.
- Slack – komunikator. Po prostu. Nie lubię komunikować się w sprawach zawodowych poprzez Messenger, bo tam coś zawsze umknie. Do tego, po godzinach pracy nie chcę widzieć wiadomości współpracowników, a każdy z nas pracuje w różnych godzinach. Slack można podzielić na różne kanały, dzięki czemu, w jednym miejscu masz wszystkie rozmowy na temat projektów. Pozwala to wyeliminować do minimum (albo do zera) ilość wymiany maili.
- Skype, Zoom – mam wrażenie, że obecnie nie ma osoby, która nie ma styczności z wideokonferencjami. Obecnie istnieje zdecydowanie więcej możliwości kontaktu, ja preferuje właśnie te.
- Toggl – jeśli rozliczenie ma być na zasadzie przepracowanych godzin przyda się narzędzie do monitorowania czasu pracy. Polecam Toggl, bardzo prosty w obsłudze, daje możliwość generowania raportów, podziału na klientów, projekty i dodawania współpracowników.
- Facebook Creator Studio – jeśli zlecasz prowadzenie profilu na Facebooku to przyda ci się to narzędzie do zarządzania contentem.
Oczywiście to tylko ułamek propozycji, które możesz znaleźć. U mnie najczęściej sprawdzają się te, dlatego je polecam. To, jakich programów używam we współpracy z klientami znajdziesz na stronie o mnie.
Gdzie szukać pracowników / wspólników?
- Portale ogłoszeniowe – to oczywisty kierunek szukania pracowników, czyli portale typu: Jober.pl, pracuj.pl, olx, gumtree, gratka itp. Choć tutaj zgłoszeń możesz mieć masę, ostrzegam, że często będą one kiepskiej jakości – wysyłane masowo do wielu pracodawców niekoniecznie dopasowanie do stanowiska. Dodatkowo, w niektórych trzeba płacić za umieszczenie ogłoszenia. Jeśli jednak zależy nam na masowym dotarciu, to sposób warty rozważenia.
- Potęga społeczności – jeśli masz bloga, prowadzisz swoją markę, to prawdopodobnie posiadasz już zbudowaną całkiem sensowną społeczność. Warto do nich puścić informację o poszukiwaniach. Masz tutaj dodatkowy plus za to, że ta osoba już będzie znała twój styl, twoje produkty.
- Facebook – aktualnie ten portal to skarbnica możliwości dotarcia do potencjalnych kandydatów. Grup tematycznych na potęgę (grup zrzeszających wirtualne asystentki jest co najmniej kilka), własna grupa, fanpage, czy reklama stargetowana na konkretne wymagania.
- Linkedin – portal stworzony z myślą o szukaniu pracowników. Komunikacja tam jest dość formalna. Można zarówno dodać ogłoszenie jak i skorzystać z wyszukiwarki i odzywać się do konkretnych osób (na przykład wpisz wirtualna asystentka a wyświetli Ci się całkiem pokaźna liczba propozycji).
- Useme,Upwork, Fiverr – wystaw swoje ogłoszenie na portalu, otrzymasz co najmniej kilka sensownych propozycji. To portale do nawet małych, jednorazowych zadań.
- Remoteok.io – propozycje pracy zdalnej z całego świata, jeśli nie ogranicza Cię rynek polski, to ten wybór jest wart rozważenia
- Krewni i znajomi królika – odezwij sie do znajomych z branży, poproś o rekomendacje, kogoś sprawdzonego, poszukaj osób w swoim otoczeniu.
- Otwórz się na propozycje – nawet jeśli nie szukasz aktualnie nikogo, stwórz sobie bazę osób, ktore sie do ciebie zgłaszają z propozycja współpracy. To, że sam się do Ciebie zgłasza, już pokazuje dużą chęć działania i proaktywność. A może jego umiejętności wkrótce Ci się przydadzą?
Dobre praktyki
Na koniec zostawiam Cię z dobrymi praktykami, które sprawdzą się w delegowaniu zadań.
Nie bądź Zosią samosią
Przecież nikt nie zrobi tego lepiej od Ciebie, prawda? Pewnie nie raz nacięłaś się na ludzi, którzy w Twojej ocenie nie wykonywali zleconych zadań dokładnie tak, jak chciałaś. Później musisz tylko poprawiać. Jednak z takim podejściem prędzej czy później dostaniesz biznesowej zadyszki i wtedy wprowadzenie kogoś nowego w procesy będzie, oj będzie trudne.
Do szukania osób skorzystaj z niestandardowych rozwiązań
Spróbuj zamiast poprosić o CV i list motywacyjny, przygotować ankietę w której zawrzesz pytania, na których Ci zależy. Przygotuj zadanie praktyczne (nie odjechane, raczej takie które faktycznie się zdarza u Ciebie w firmie). Już na tym etapie daj się wykazać.
Przygotuj się odpowiednio do wdrożenia pracownika
Etap namiętnie…pomijany. Chcesz podjąć współpracę z podwykonawcą, wykonujesz ogromna pracę przy tworzeniu ogłoszenia, jego dystrybucji w dopasowanych kanałach, selekcji zgłoszeń a potem zostawiamy tego idealnego kandydata samopas.
“Radź sobie, babo, skoro się znasz! Teraz mam fajrant.”
Tak pół żartem, pół serio. Zbyt dużą wagę przykłada się do robienia szumu wokół rekrutacji a zbyt małą uwagę we wdrożenie w styl pracy, procedury, zadania, projekty.
Sprawdzaj jak pracownik zrozumiał zadanie
Wystarczy proste pytanie lub prośba o powtórzenie, rozpisanie zadania w Asanie lub podsumowanie na maila. Upewnij się, że widzicie to zadanie tak samo.
Deleguj cel nie procedurę
Określ co jest dla ciebie ważne, jakie są standardy oraz jakich rezultatów oczekujesz. Możesz też powiedzieć w jaki sposób Ty do tej pory to robiłaś, jednak daj jasny komunikat, że może zaproponować inny sposób. Tylko dzięki temu dasz radę faktycznie uwolnić swój czas poprzez oddelegowanie zadania, inaczej zapętlisz się w ciągłym kontrolowaniu każdego mikrokroku.
Ustal sposób i częstotliwość monitorowania wykonania zadania
Będziesz korzystać z programu do zarządzania zadaniami? W jaki sposób i jak często będziesz sprawdzać postępy prac? Powiedz o tym.
Deleguj odpowiednio do zdolności i możliwości pracowników
To oczywiste, ale na przykład przy mojej specjalności może być różnie. Przy rozpoczynaniu współpracy ustalasz zakres działań, który w trakcie współpracy może on odlecieć w przedziwne rejony. Pamiętaj, by zwrócić uwagę, czy nadal poruszasz się w granicach kompetencji zatrudnionej osoby.
Zostaw bufor czasowy
Jeśli chcesz mieć spokojniejszą głowę, staraj się zlecać zadania z buforem czasowym. Jeśli dostaniesz rezultat wcześniej – super! Ale jeśli Twojemu wykonawcy zachoruje dziecko, będzie się źle czuł, albo miał pełno problemów to z buforem czasowym poczuje się bezpieczniej, bo go nie zaskoczysz. Oczywiście, nie zawsze jest to możliwe, ale staraj się tak traktować podwykonawcę, jak sama byś chciała być traktowana.
Delegowanie zadań to z pozoru łatwa sprawa. W praktyce jest ona cholernie trudna i wymagająca przygotowania. Mam nadzieję, że tym artykułem zainspirowałam Cię do przemyśleń i dobrego przygotowania się do tego etapu. Wierzę, że przy znalezieniu odpowiedniej osoby i dobrym dotarciu się stworzyć zespół, który zdobędzie świat. Powodzenia!
